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DYMO标签机快速文件分类提升中小企业效率

无论是各行各业,还是各中小企,公司中都有数之不尽的大小文件,要分门别类不是易事。而且办公室文件、信件日多,每次独立印上地址或其他资料均相当费时。有见及此,DYMO标签方案专家Wilson Lo特别与大家分享如何使用标签机实行标签管理令办事变得更有效率。

 现状:中小企文件分类令人头痛

就目前来看,中小企每天可应用到标签管理的地方相当多。他举例说,单是员工的资产文件,已经多得难以分辨,再加上每天大量的发放信件,以及公司定期备份数据的光碟等,分类问题实在令雇主头痛。虽然已经进入数码化时代,但Wilson表示依然未能取代标签管理模式。若配合如DYMO一类专用标签列印装置,便可让中小企业更快速,更清晰地进行文件分类。在效能与功能上,DYMO比同类产品有过之而无不及,DYMO亦是少数厂商,提供了由家庭至工程用的完善产品线。

 3分钟快速上手

考虑到要使用标签处理的,大多是中小企中管理部文员,而且未必每位都擅于电脑操作。Wilson指出,一般情况下,他们会以电脑配合文书处理软件,再购买标签贴纸来印制标签。〔这类方法可以做到分类效果,但通常只有A4尺寸供选择,若不是一次过印制所有标签,下次使用时便要〔就位〕列印,相当不便。〕

就这种办公室常用工作,Wilson建议可选用针对办公室环境而设的LabelWriter系列标签机。LabelWriter系列可支援不同尺寸的标签带,其标签宽度最高支援60毫米;标签选择亦相当多,提供地址、文件夹、储存媒体及员工证等专用标签,列印速度更达每分钟55张标签。Wilson续称,该系列最大的好处是只要接上电脑,便可轻松地进行列印,还可列印公司图形标记,功能多亦却十分易用,再配合专用软件,一般不擅电脑操作的用户亦可于两三分钟内上手。而这类针对办公室用户的型号,售价由$300至$2000不等,成本不高且能有效提升工作效率,比起使用传统打印机更方便快捷。推荐阅读 >>DYMO LabelWriter标签机系列。

 工程业专用标签

针对经常外勤机楼工作,或在没有电脑的环境下工作的员工,Wilson提出DYMO亦有适合他们的方案。以DYMO Rhino Pro5000工程用标签机为例,性能卓越,兼备快速、易用及高效三项优点,只需轻按独有的〔快捷键〕,便可更改格式;还有常用数据通讯及电力符号可供使用,广泛适用于各行各业。以在机楼工作的技术人员为例,只要使用〔WRAP〕快捷键输入缆线的直径,便可制作绕线标签,还有专业用的弹性尼龙标签带,使标签能持久围绕弯曲的表面。

 提升各行各业效率

最后,Wilson指出虽然以往DYMO标签机的印象,好像只为一般办公室而设,但其实它在各行各业都能有助提升营运效率。他举出不同例子:〔有一间油漆公司使用了DYMO标签,在电脑校色后即时列印相关标签使分类一目了然;多家诊所亦有使用DYMO标签列出药物名称与效用,比起以往手写清晰很多。而零售业方面,以LableWriter印制价格与条码,令管理更方便。〕